Niszczenie dokumentów a dane osobowe: co trzeba wiedzieć?

Dane osobowe chronione są przepisami prawa między innymi ze względu na to, że po przedostaniu się do wiadomości niepowołanych osób mogą zostać wykorzystane w złym celu. Każda organizacja, która przetwarza takie informacje, powinna mieć na względzie ich bezpieczeństwo. Dokumenty zawierające nazwisko, dane teleadresowe, informacje finansowe czy medyczne należy zniszczyć, kiedy zostaną wykorzystane lub po upływie określonego czasu w zależności od sytuacji.

Dlaczego trzeba niszczyć dokumenty zawierające dane osobowe?

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych może zostać ukarane nałożeniem kar, na przykład finansowych. Regulacje prawne, a wśród nich RODO, powstały między innymi, aby chronić bezpieczeństwo osób fizycznych. Niszczenie dokumentów zawierających informacje umożliwiające identyfikację zapobiega nadużyciom, takim jak na przykład kradzież tożsamości. Przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe dłużej niż jest to konieczne zwiększa ryzyko ich niekontrolowanego wycieku. Prowadzenie archiwum w przejrzysty sposób, a więc również regularne usuwanie zdezaktualizowanych akt, zwiększa efektywność zarządzania danymi, co pozwala na lepszą optymalizację przebiegających w firmie procesów. Zapraszamy Państwa do odwiedzenia strony internetowej: www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow, aby dowiedzieć się, jak przebiega profesjonalne niszczenie dokumentów. Skorzystanie z takiej usługi nie tylko zwiększa bezpieczeństwo przetwarzania danych, ale również wiąże się ze zmniejszeniem kosztów utylizacji oraz pozwala ograniczyć ilość miejsca niezbędnego do przechowywania akt. Za wykonanie zlecenia odpowiadają osoby, które dysponują zaświadczeniem o niekaralności, a ponadto zobowiązane są do zachowania tajemnicy służbowej.

Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów?

Utylizacja dokumentów po upływie określonego czasu jest niezbędna, trzeba jednak pamiętać także o tym, że powinny być one przechowywane w określonych warunkach. Oferta www.ekoakta.pl obejmuje również ten rodzaj usług. W przypadku prężnie działających firm, ilość przetwarzanych informacji może być duża, warto więc zadbać o zachowanie porządku, aby w razie potrzeby móc odnaleźć konkretny dokument. Może w tym pomóc ich profesjonalna archiwizacja. W ramach tej usługi przeszkoleni pracownicy dokładnie klasyfikują akta według czytelnych procedur. Dzięki temu nawet niewykwalifikowana w zakresie zarządzania informacjami osoba może szybko je odszukać. W przypadku digitalizacji akt, ich odczytanie możliwe jest z dowolnego miejsca. Archiwizacja danych pozwala także na bardziej efektywne usuwanie nieaktualnych informacji. Przestrzeganie przepisów staje się znacznie prostsze, kiedy akta są uporządkowane. Przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy to także warta uwagi usługa, ponieważ pozwala na zwolnienie miejsca w biurze, a także zabezpiecza dane przed wyciekiem. Na stronie: www.ekoakta.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow, znajdą Państwo więcej informacji na ten temat.

Artykuł sponsorowany