Jak prawidłowo skanować dokumenty firmowe?

Archiwizacja dokumentów jest łatwiejsza i bardziej efektywna, jeśli zastosujemy w celu jej utworzenia proces skanowania. Skanowanie dokumentacji zapewnia firmie szereg korzyści, w tym na przykład większą wydajność czy umożliwienie maksymalnego wykorzystania przestrzeni biurowej. Pozwala ponadto skuteczniej i szybciej wyszukiwać potrzebne informacje, co pozytywnie wpływa na codzienne funkcjonowanie firmy.

Digitalizacja oznacza zamianę fizycznych zasobów firmy na formę elektroniczną. Podlegają jej nie tylko dokumenty, ale również zdjęcia, filmy, czy nagrania dźwiękowe. Digitalizować można zarówno archiwa, jak i aktualne dokumenty składowane w firmie. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest coraz popularniejszy, przemawia za tym konieczność wprowadzenia ujednoliconego systemu przechowywania danych w przedsiębiorstwach.

Firma najczęściej oddelegowuje zaufanego pracownika w celu przeprowadzenia digitalizacji, czyli skanowania całej dokumentacji firmowej i przeniesienia jej na formaty plików komputerowych. Digitalizacja rozpoczyna się od przygotowania stanowiska pracy i samej dokumentacji, która podlegać będzie archiwizacji cyfrowej. Należy też określić, gdzie będą przechowywane dane w formie elektronicznej. Do tej czynności niezbędne jest urządzenie skanujące i oprogramowanie do zarządzania drukiem. Po zeskanowaniu każdej kartki papieru, zapisuje on kolejne dokumenty we właściwym miejscu. Ze względu na duże ryzyko błędu z racji braku konkretnego doświadczenia w archiwizowaniu danych większe przedsiębiorstwa i instytucje decydują się na archiwizację danych poprzez zlecenie usługi firmom zewnętrznym.

Proces skanowania dokumentów można uznać za skuteczny wtedy, gdy po jego zakończeniu pracownicy i zarządzający firmą mogą znaleźć wszelkie informacje sprawnie, szybko i z zachowaniem standardów bezpieczeństwa. Jest to przecież główny powód, dla którego decydujemy się na przeniesienie danych na formę cyfrową. Warto więc zadbać o to, aby proces ten nie poszedł na marne i zadbać o jak największy porządek przy jego trwaniu. Skanowanie jest niezwykle pracochłonne, zatem powinniśmy się do niego przygotować i dołożyć starań, aby nie było potrzeby powtarzania tej czynności. Co więcej, konsekwencje chaotycznej archiwizacji mogą być bardzo poważne i dotkliwe dla firmy. Problem z odzyskaniem czy dostępem do konkretnych informacji i dokumentów może skutkować sporymi, nadprogramowymi kosztami.

Artykuł sponsorowany