60 zaleceń pokontrolnych wobec SOSW w Ciechanowie

Dopiero na ostatniej sesji Rady Powiatu Ciechanowskiego, 26 czerwca, wyszła na jaw sprawa kontroli, jaką pracownicy Starostwa Powiatowego przeprowadzili na jesieni ubiegłego roku w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Ciechanowie. Skończyła się ona wydaniem 19 stycznia br. aż 60 zaleceń pokontrolnych!

Kontrolę przeprowadzono w dniach od 19 września do 25 listopada 2022 roku. W takich sprawach obowiązuje określona procedura, dlatego zalecenia pokontrolne, podpisane przez wicestarostę Marka Marcinkowskiego, wydane zostały dopiero 19 stycznia, gdy Zarząd Powiatu pracował już w nowym składzie (wicestarosta w tym przypadku się nie zmienił).

Zalecenie skierowano do ówczesnej wicedyrektor SOSW w Ciechanowie, która obecnie pełni obowiązki dyrektora tej placówki – Doroty Ruszkowskiej (od września dyrektorem będzie wyłoniona w konkursie Agnieszka Lubowiedzka, o czym pisaliśmy w portalu).

Niektóre zalecenia mają czysto biurokratyczny charakter, ale są takie, które można uznać za poważniejsze.

Podajemy całą listę zaleceń pokontrolnych:

1. Sporządzać na bieżąco aneksy do arkusza organizacyjnego szkoły, w szczególności w przypadku zmiany liczby uczniów w poszczególnych oddziałach lub zmiany liczby dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju.

2. Gromadzić w dokumentacji jednostki orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego w formie kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem.

3. Prowadzić teczki akt osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

4. Dokonać weryfikacji wyliczeń i wypłat dodatków za wieloletnią pracę.

5. Prawidłowo zawierać i rozwiązywać umowy o pracę.

6. Przeprowadzać nabory na stanowiska urzędnicze zgodnie z ustawą z 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych.

7. Przyjmować do pracy na podstawie aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do podjęcia pracy na określonym stanowisku stosownie do art. 229 § 1 i § 4 Kodeksu pracy. 2

8. Sporządzać aktualne zakresy obowiązków pracowników, w szczególności w przypadku zmiany stanowiska pracy.

9. Dokonać weryfikacji wyliczeń i wypłat nagród jubileuszowych.

10. Wypłacać nagrody jubileuszowe niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.

11. Kierować pracowników na kontrolne badania lekarskie po okresie zwolnienia trwającego ponad 30 dni w celu potwierdzenia ich zdolności do podjęcia pracy.

12. Wypłacać dodatek dla opiekuna stażu na podstawie dokumentu podpisanego przez upoważnioną osobę.

13. Weryfikować nauczycieli w Rejestrze Sprawców na tle Seksualnym przed podpisaniem umowy o pracę.

14. Sporządzać dokumenty potwierdzające odbycie instruktażu wstępnego ogólnego i stanowiskowego oraz przechowywać 1 egzemplarz w aktach osobowych.

15. Sporządzać i przekazywać pracownikom informację o warunkach zatrudnienia; o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu; o ryzyku zawodowym i zagrożeniach związanych z wykonywaną pracą.

16. Przestrzegać zgodności zapisów w liście obecności z prowadzoną ewidencją czasu pracy oraz ewidencją urlopową.

17. Wprowadzać zmiany do regulaminów pracy i wynagradzania w trybie właściwym dla ich przyjęcia.

18. Przestrzegać terminów wypłaty wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe zgodnie z przyjętym w jednostce regulaminem.

19. Nie przerabiać treści dokumentów, w szczególności tych będących podstawą wypłaty wynagrodzenia.

20. Księgować wydatki na wynagrodzenia nauczycieli związane z prowadzeniem zajęć wczesnego wspomagania rozwoju w rozdziale 85404 - wczesne wspomaganie rozwoju dziecka.

21. Wydawać decyzje o przydzieleniu godzin wczesnego wspomagania rozwoju po złożeniu wniosku przez rodzica o przyjęcie na ww. zajęcia.

22. Sporządzić Instrukcję magazynową regulującą prawidłowy przebieg procesu magazynowego oraz zasady postępowania związane z jego realizacją.

23. Prawidłowo księgować różnice wynikające z zaokrągleń cen podczas przyjęcia towaru do magazynu w celu wyeliminowania niezgodności między zapisami na koncie 310 i zestawieniami obrotów magazynowych.

24. Zakupy artykułów żywnościowych księgować w paragrafie 4220 „Zakup środków żywności”.

25. Wszystkie uzyskane przychody, w tym z tytułu opłat za media odprowadzać na rachunek dochodów powiatu.

26. Wykonać ponownie czynności inwentaryzacyjne w drodze spisu z natury z uwzględnieniem całości majątku, którym dysponuje jednostka.

27. Sporządzić protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych oraz wyjaśnić i rozliczyć różnice inwentaryzacyjne w księgach rachunkowych.

28. Opracować Instrukcję inwentaryzacyjną, w której m.in. zostanie określony tryb i zasady przeprowadzenia inwentaryzacji oraz uprawnienia i obowiązki Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej.

29. Przedłożyć protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania. 30. Uregulować w wewnętrznych dokumentach jednostki np. w instrukcji ewidencji druków ścisłego zarachowania, jakie druki stanowią druki ścisłego zarachowania.

31. Dokonać utylizacji zlikwidowanego sprzętu komputerowego oraz wielkogabarytowego. 32. Powoływać komisję do likwidacji majątku Zarządzeniem Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego w Ciechanowie.

33. Aktualizować Regulamin udzielania zamówień publicznych poniżej progów stosowania ustawy Pzp w momencie zmiany przepisów stanowiących podstawę jego wprowadzenia.

34. W prowadzonych postępowaniach załączać dokumenty dot. ustalenia wartości szacunkowej zamówienia, na podstawie których ustalono wartość szacunkową zamówienia. 35. Prawidłowo ustalać wartość szacunkową zamówienia na dostawę artykułów żywnościowych.

36. Przestrzegać ustalonych zasad przy podpisywaniu dokumentów w prowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia.

37. W opisach faktur wskazywać właściwą podstawę prawną dot. wyłączenia z obowiązku stosowania ustawy Pzp.

38. Wartość szacunkową na dostawy i usługi określać zgodnie z art. 28-29 ustawy Pzp.

39. Wartość szacunkową na dostawy i usługi powtarzające się okresowo określać zgodnie z art. 35 ustawy Pzp.

40. Przestrzegać wewnętrznych procedur udzielania zamówień publicznych.

41. Składać oświadczenia wynikające z art. 56 ust. 1 i ust. 3 ustawy Pzp przez kierownika zamawiającego.

42. Zamieszczać w BZP ogłoszenia o wykonaniu umowy zgodnie z art. 448 ustawy Pzp.

43. Powoływać zarządzeniem dyrektora koordynatora projektu „Za życiem”.

44. Sporządzać sprawozdania z udzielonych zamówień zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania.

45. Ujmować w sprawozdaniach o udzielonych zamówieniach wszystkie bieżące wydatki (za wyjątkiem wydatków wynikających z umów zawartych w poprzednich latach) bez względu na źródło pochodzenia środków finansowych.

46. Wprowadzić Instrukcję użytkowania samochodów służbowych i gospodarki paliwami płynnymi w SOSW do stosowania w jednostce zarządzeniem dyrektora.

47. Dokonywać bieżącej kontroli kart drogowych przez osoby upoważnione.

48. Rozliczać zużyte paliwo wg norm w kartach drogowych oraz miesięcznych zestawieniach zużycia paliwa.

49. Dokonywać inwentaryzacji paliwa na ostatni dzień każdego roku, zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości.

50. Zawierać umowy w celu realizacji zadań na czas określony tj. na rok budżetowy, zgodnie z art. 46 ust. 1 i art. 261 ustawy o finansach publicznych.

51. Klasyfikować wydatki związane z zakupem odzieży ochronnej na właściwym paragrafie.

52. Dostarczać pracownikom środki ochrony indywidualnej zgodnie z obowiązującymi w SOSW procedurami wewnętrznymi określonymi w regulaminie pracy lub wypłacać ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży.

53. Wprowadzić Regulamin ZFŚS w Specjalnym Ośrodku Szkolno - Wychowawczym w Ciechanowie zarządzeniem dyrektora.

54. Zawierać treści klauzul informacyjnych RODO w Regulaminie ZFŚS.

55. Dokonywać zmiany planu rzeczowo - finansowego ZFŚS w trybie określonym w § 18 ust. 1 obowiązującego w jednostce regulaminu ZFŚS.

56. Sporządzać listy przy dokonywaniu wypłat świadczeń dla emerytów i rencistów oraz dokonywać ich sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. 57. Przeznaczać środki finansowe ZFŚS na działalność socjalną wymienioną w art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

58. Przyznawać świadczenia z ZFŚS z zastosowaniem kryterium socjalnego, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

59. Nie wliczać zapomóg losowych otrzymanych przez pracowników do limitu świadczeń z ZFŚS zwolnionych od opodatkowania.

60. Koszty opłat bankowych za prowadzenie rachunku ZFŚS pokrywać z rachunku bieżącego jednostki.

O sposobie wykonania zaleceń placówka miała poinformować na piśmie Starostę Ciechanowskiego w terminie 30 dni od daty otrzymania zaleceń i tak też się stało.

Zapytaliśmy o tę sprawę wicestarostę Marka Marcinkowskiego. Zapewnia, że choć zaleceń rzeczywiście było sporo, to nie było takich, które miałyby konsekwencje finansowe. SOSW to placówka w której są różne typy szkół, gdzie znajduje się internat i stołówka. Dlatego pracy jest tu bardzo dużo. Sytuacja była skomplikowana z tego powodu, że dyrektorka Elżbieta Brzezińska uczestniczyła w kontroli jedynie na początku. Potem przebywała na zwolnieniu lekarskim, a ostatecznie w lutym br. odeszła na emeryturę. Dlatego zalecenia pokontrolne były skierowane do wicedyrektorki, które potem zaczęła pełnić obowiązki dyrektora szkoły.

Na ostatniej sesji radną powiatową Joannę Potocką – Rak, która upubliczniła sprawę kontroli w SOSW, najmocniej zaniepokoił punkt dotyczący nie dostarczenia dokumentu o tym, że nauczyciel przyjęty do szkoły nie dostarczył zaświadczenia o tym, iż nie widnieje w rejestrze sprawców przestępstw seksualnych.

Sprawa ta zabrzmiała trochę sensacyjnie, ale okazuje się, że żadnej sensacji w niej nie ma. Wicestarosta zapewnia, że taki dokument został dostarczony, tyle że z opóźnieniem. Nauczycielka została zatrudniona na pół etatu od 1 września 2022 roku. Dokument dostarczyła, tyle że dopiero 10 września 2022.

- W moim odczuciu każda kontrola ma pomóc w sprawowaniu funkcji. Wicedyrektorka, która pełni obecnie obowiązki dyrektora, zapewniła Starostwo, że niedociągnięcia zostały wyeliminowane. Niektóre sprawy skorygowano od ręki. Inne wymagały więcej czasu. W mojej ocenie ujawnione zalecenia pokontrolne nie wynikały ze złej woli dyrekcji, tylko z faktu, że w takiej placówce zwyczajnie jest dużo obowiązków – uważa nasz rozmówca.