Elektroniczny obieg dokumentów

Pandemia trwała ponad 2 lata. W tym czasie przekonaliśmy się, jak wiele spraw związanych z firmą można przenieść do sieci. Zostaliśmy zmuszeni do pozostania w domach, tym samym pracownicy wielu zawodów przeszli na pracę zdalną. Dostosowaliśmy rozwiązania, aby przestrzegać obostrzeń. Ten trudny czas pokazał, że jeśli można coś zautomatyzować, naprawdę warto to zrobić.

Znacznie lepiej radziły sobie firmy, które już wcześniej prowadziły na przykład elektroniczny obieg dokumentów. Może on znacznie poprawić ich przepływ w twojej firmie. Na czym polega ten proces? Jak się odbywa? Jak go wdrożyć? Podpowiadamy!

Przede wszystkim, jeżeli chcemy wprowadzić do naszej firmy elektroniczny obieg dokumentów, będzie to wymagało zaplanowania i skrupulatności. Cały ten proces może być naprawdę niełatwy. Musimy wybrać program i wdrożyć go w firmie. Warto skorzystać w tym aspekcie z pomocy profesjonalistów zajmujących się wdrażaniem systemów do elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu otrzymamy wsparcie, będziemy mogli też liczyć na specjalistów, kiedy pojawią się jakieś problemy. Poza tym to znacznie minimalizuje ryzyko, że przeprowadzimy coś błędnie, co może przynieść za sobą negatywne konsekwencje. Nie wystarczy jedynie pamiętać o aktualizacjach, należy dbać o to, by wszystko działało poprawnie.

Wsparcie specjalistów wydaje się więc w tym przypadku niezbędne i po prostu bezpieczne.

Tak jak wspominaliśmy, do elektronicznego obiegu dokumentów będzie potrzebny odpowiedni program. Przede wszystkim do takich firmowych dokumentów dostępu nie może mieć każdy. Nie można więc po prostu trzymać ich w stworzonych przez siebie folderach. Ważne jest również, by były przechowywane w chmurze, to znaczy, aby nie zniknęły w przypadku awarii komputera i były dostępne dla użytkowników innych sprzętów. Warto postawić na program intuicyjny, który pozwoli jak najlepiej przechowywać dokumenty.

Wiemy już, że elektroniczny obieg dokumentów jest pomocny, gdy nie możemy wykonywać pracy zdalnie. Nie musimy mieć dostępu do archiwum, nie musimy wychodzić z domu, wystarczy odpowiedni program, w którym zeskanujemy i opiszemy dokumenty.

Nie da się ukryć, że dzięki temu generujemy znacznie mniej papieru. Poza tym takie dokumenty również trudniej zgubić. W przypadku tradycyjnego przechowywania może się zdarzyć, że ktoś coś gdzieś zapodział, położył nie w tym miejscu i już mamy problem, by dany zgubiony papier odnaleźć. Cyfrowo do takich sytuacji nie dojdzie.

Weźmy pod uwagę również fakt, że znacznie łatwiej przeszukiwać dokumenty. Wpisujesz konkretne dane i już widzisz to, co jest ci potrzebne. Nie musisz przeglądać każdej teczki w nadziei, że jak najszybciej trafisz na to, czego szukasz. To szczególnie ważne w przypadku faktur, gdy musisz zrobić zestawienie kosztów.

Elektroniczny obieg faktur jest więc sukcesywny, a co więcej pozwala oszczędzić czas, a jak wiadomo – w biznesie czas to pieniądz.

Warto przekonać się do tego rozwiązania, które może znacznie ułatwić obieg wszystkich dokumentów w firmie.

Artykuł sponsorowany